1、采购人持所购图书和发票先到采编部验收，验收通过后采购人持发票和财产入库单找图书馆主管领导签字，然后到分管领导处加盖图书馆公章，最后到财务报销。

2、付款方式。图书采购必须执行“到书验收后付款”方式，报刊订购可实行预付款方式，但采购人必须拿到供应商提供的盖有供应商公章的合同（其中要包括所有订刊的刊名、复本、单价、年度总价以及预付款金额、实际使用金额、退款金额等）后，方可签字报帐。付款后到刊保证由期刊订购执行人负责。

3、填写汇款通知单。汇款通知单的存根部分要详细填写，必须包括：主要采购内容、收款单位、经办人、资金数额等，以备查询。

4、各种书刊退款原则上要通过银行转入学校帐户，如果通过邮局汇寄现金，收款人必须学院，不能是采购人员本人。退款要及时上交学院财务，不得在个人手中逗留，更不得挪用。

5、年度总结。采购人员年终要向馆务会议递交一份年度采购工作报告，具体内容包括：采购工作执行情况统计分析，经费使用情况统计分析，图书采购数量、种类、学科分布分析，存在的问题及改进意见等，馆务会议要对该报告进行确认。